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来源:网络 关键字:办公室、后勤管理制度及岗位职责 更新时间:2018-12-13 14:11:28
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    办公室后勤管理制度及岗位职责
    目录一、办公室工作职责二、办公室主任岗位职责三、保洁员岗位职责四、安保管理制度五、保安岗位职责
    办公室工作职责
    1、负责起草公司的各种文件、报告、通知及有关会议的组织和记录工作。2、负责秘书事务、信息综合、文电处理、文书档案、保密工作、宣传工作。3、协调各部门间的行政事务工作和处理日常行政事务工作。4、负责与相关上级政府部门的联系,获取相关法律、政策信息,争取政策支持。5、负责公司对内对外涉及到的法律事务的工作,包括诉讼、工伤等法律事务的处理。6、负责相关技术服务合同及协议的起草等相关工作;接待群众来访
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    与善后相关事宜协调。7、负责与环保、水土、林业、安监、社保等相关部门的工作联系、接洽和接待工作。8、协助起草公司发展规划及协助财务编制年度经营计划。9、负责汇总公司年度综合性信息资料,起草公司综合性工作总结、报告、请示等文件。10、负责公司通用规章制度的拟定、修改和编写,协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作。11、负责召集公司办公会议和其它有关会议,做好会议记录,根据需要撰写相关会议纪要,并及时传达到公司的相关部门。12、负责职工宿舍、食堂、保卫工作管理制度拟订、检查、监督、控制和执行;负责对保洁员及保安的管理。13、协助人事行政部监督执行劳动纪律,处理员工奖惩事宜。对各岗位及其场所的劳动纪律及卫生情况进行定期和不定期检查。14、协助人事行政部建立健全员工人事档案、职业病危害档案及员工信息资料等。15、协助人事行政部做好招聘、面试、培训等工作,办理员工入职相关手续;劳动合同的签订、续订;员工辞职、解聘等相关事务,并做好离职员工的手续办理和善后处理工作。16、协助人事行政部协调和办理职工的社保及其它保险事宜的工作。17、参与、协助人事行政部制定相关的培训计划,并负责相关培训的落实与开展。
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    18、负责公司员工的考勤工作,并根据考勤数据编制职工工资表。19、负责做好公司来宾的接待与安排,组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动,开展年度总结评比和表彰活动。20、负责公司内、外文件的收发、登记、传递、归档工作。21、负责公司员工活动的策划、组织和实施。22、负责公司办公用品管理,做好入库登记和发放登记管理,倡导节约、杜绝浪费。23、负责并监督实施员工劳保用品定额和计划管理工作,做好劳保用品的造册与发放工作。24、负责公司档案的管理工作,做好综合文档、专业文档和电子文档的管理和保密工作。25、加强部门之间的协调,促进相互间的团结,打造精英团队。26、收集和听取职工反映的意见和问题,并作耐心细致的解释和向上级反映。27、协调各部门工作,搞好公司的绿化和环境卫生。28、按时完成上级主管领导交办的其它工作任务。
    办公室主任岗位职责
    1、领导办公室工作,落实办公行政管理工作,监督完成情况。2、负责公司相关文件及相关文字材料的起草、行文、打印、下发和
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    送达。3、负责公司行政管理制度的制定、实施,收集信息协调部门间的关系。4、建立健全和完善各项规章制度,承担公司行政、人力资源、绩效考核的管理工作。5、负责审查人事招聘、录用、入职、离职、辞退、解聘手续的办理、劳动合同的签订、续订及善后处理工作。6、有计划的组织公司员工进行企业培训,并对培训内容实施考核。7、负责审核公司员工的考勤及指导和检查员工工资表的编制与初步审审核。8、按时督查职工的社保及其它保险事宜的办理工作。9、检查员工人事档案、职业病危害档案及员工信息资料的建档和规范管理等。10、管理日常行政工作,认真做好考勤、绩效考核,并参与公司的评优工作,监督评优的公正、严明,努力做到考核和处罚的奖罚分明。11、组织安排好公司的各类会议及各种活动,做好会议记录并及时传达到部门。12、管理好各种文件,规范各种资料的收集、整理、归档;做好公司信息的保密工作,安排相关人员做好保密文件和资料的存档。13、负责职工宿舍、食堂、门卫等部门的管理工作,营造和谐、安全、洁净的工作环境;全力做好后勤保障服务工作。
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    14、服从上级领导,传达上级指示。督促、催办各部门的工作进度、协调各部门的关系,收集各部门的反馈信息,及时、准确的向上级反映全体员工的工作进度和思想动态等基本情况,发现问题,及时解决。关心员工,帮助员工解决实际困难。15、负责做好日常的接待、投诉工作,并对涉及到的相关问题作出耐心的解释或处理,及时向公司领导汇报。16、策划企业文化,通过板报宣传栏等多种形式,营造浓厚的文化氛围,同时加强对外宣传,协调外部关系,扩大企业的影响力和知名度。17、认真办理领导的批示,做到事事有回音、件件有着落;同时加强外部协调与联系和联络工作,力求周到细致。18、负责与相关政府部门的联系,获取相关法律、政策信息,争取政策支持。19、负责公司对内对外涉及到的法律事务方面的工作,包括聘请律师和诉讼、工伤等法律事务的处理。20、负责相关技术服务合同及协议的起草及签订等相关工作;接待群众来访与处理善后相关事宜等。21、负责与环保、水土、林业、安监、社保等相关部门的工作联系、接洽与接待工作等。22、负责做好公司其他来宾的接待与安排,组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动,开展年度总结评比和表彰活动。23、按时完成上级主管领导交办的其它工作任务。
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    办公区保洁员工作职责
    主要负责公司会议室、副总经理、总经理办公室、洗手间及办公区域的公共卫生保洁工作。一、办公楼的保洁工作:1、总经理、副总经理办公室保洁要求:每日8:00前完成饶总、王总、姚总、赖总的办公室保洁工作。(1)、地面、桌椅、沙发、茶几、饮水机、电话等每天打扫1次,保证桌椅、沙发等无浮尘,桌面保持整洁,地板无污迹、纸屑、杂物等。每天清理办公室纸篓垃圾一次。(2)、窗户玻璃、书橱及陈列品每天至少擦试1次,保持书籍资料以及陈列品摆放整齐,无浮尘。(3)、经理室盆景、花木每天清理一次,每3天浇水一次(冬季7天一次),花盆内无污物,花木无枯黄。(4)、在领导接待完客户后,及时清理和保洁经理办公室(或会议室)。2、会议室的保洁要求:室内地面、会议台、办公桌、办公椅等每周必须清洁打扫1次,因会务需要,应按办公室的要求,做到随时打扫,保证会议室清洁干净明亮。
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    3、办公楼公共区域的保洁要求:(1)、办公楼的走廊、楼梯、洗手水槽、窗台每天打扫一次,保持地面清洁,无污迹、污水、纸屑;扶手、窗台无浮尘,洗手水槽干净卫生、玻璃镜光洁明亮,水槽内无茶叶等垃圾。(2)、不定期清理墙面和宣传栏,保持墙面良好,宣传栏干净整洁,无明显污迹,无蜘蛛网和浮尘等。
    (3)、每2天清理一次办公区域的垃圾桶,保证垃圾桶清洁卫生。(4)、办公楼护栏、门窗每周打扫一次,每周一下午上班时,打扫办公楼护栏。每周三下午上班时打扫办公室门窗,每周五17:00以后用水冲洗办公区走廊、楼道。要求做到地面干净无污痕、无垃圾和杂物,护栏无蜘蛛网、无浮尘,门窗清洁明亮无浮尘、无蜘蛛网。(5)、保洁时必须先洒水后打扫清洁,做到无扬尘。楼道洒水每天上午和下午各一次。
    二、办公楼前公共区域的保洁要求:1、保洁范围:办公楼至生产车间之间,成品库外水泥路转弯处以上的水泥坝子属于保洁员的保洁范围,成品库外水泥路转弯处以下至大门口属于门卫室的清洁范围。
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    2、每日上午10:00前完成办公楼前公共区域的清洁卫生工作,公共区域洒水除尘工作须每小时洒水一次除尘。
    三、卫生间的保洁要求:1、每天7:30前;下午16:00后打扫卫生间清洁卫生。2、每天必须打扫1次,及时清理垃圾桶里的废纸、纸巾等,保证卫生间的墙面、地面、便池清洁干净,无杂物、无积水,无异味。
    四、劳动纪律要求:1、严格遵守公司规章制度和有关劳动安全纪律,服从公司管理,自觉履行工作职责。2、因工作需要,必须随叫随到,愉快完成临时性的突击任务。3、节约用水、用电,爱护公用设施,保管好保洁用品,发现屋面渗漏、管道堵塞、损坏等应及时向公司办公室汇报。
    安保管理制度
    第一条总则
    1、为了保障公司的正常工作秩序,规范公司的安保管理,特制定本制度。2、本制度适用于保安员和全体员工,保安管理由人事行政部负责。
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    第二条
    保安的主要工作范围
    1、全厂的消防工作:消防定期检查、消防事件处理、消防设备检查。2、全厂的安全防范:机器、设备、车辆、材料等的防盗、防破坏,各级领导及员工的人身安全,各种内盗、外盗、联合盗的防范。3、在总经理、人事行政部的直接指挥下,应对各种突发事件。4、其他诸如生产协助、临时勤务等。第三条保安上班时间的形象要求
    1、着装整洁、规范。上衣衣扣不得随意解开,夏装上衣必须按要求插入裤中。2、对来访客户或客人要礼貌用语、言简意赅、不卑不亢。3、严禁值班时间睡觉、看书报、听音乐、扎堆聊天,一经发现,每次扣罚薪金10元。第四条保安人员编制及排班
    1、公司保安队保安员两名。2、保安员受人事行政专员领导,直接对人事行政经理汇报工作。3、保安上班采用两班轮值制,早班8:00~18:00,夜班18:00~8:00,每班1人,接班人员须提前15分钟与上一班进行交接,保安员按交接时间打卡计算考勤。
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    4、保安员要随时检查、监督厂内外安全防范情况。5、保安员除在巡逻时,其余工作时间都必须在值班室内。若发现在非巡逻时间不在值班室的每次扣罚薪金10元。第五条保安工作职责
    1、保安员必须严格遵守厂规厂纪,并严格按照厂规厂纪的要求对违反厂规厂纪的员工进行处罚申报。2、按时间开闭工厂大门,早上7:00开放,晚上23:30关闭。3、公司员工在下班后保安员应到办公楼、厂区巡查,发现门、窗、照明灯具、水龙头等未关或者是未关牢的,将其关好,每日检查消防设备是否完好。4、保安员需按公司规定的时间关闭公共场所、厂区照明灯。5、除人事行政部之外的人员在非打卡时间严禁进入值班室,一经发现,员工每次扣罚薪金5元,保安员每次扣罚薪金10元。6、接待室的锁匙由当班保安员持有,在公司领导需要使用时对其开放,其余时间一律关闭。第六条保安监督权限
    1、考勤监督:保安员必须在早上7:30~8:00,12:00~12:30,13:00~13:30,17:30~18:00对员工考勤进行监督,对于帮他人代打卡者、考勤作弊者进行处罚申报,隐瞒不报者每次扣罚薪金10元。
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    2、就餐监督:保安员必须在就餐时间对公司员工就餐情况进行监督,配合食堂对违反食堂管理制度者进行处罚申报。3、行为监督:对厂区内不符合厂规厂纪的行为进行处罚申报(如在非吸烟区吸烟、上班时间玩手机等)。4、出入登记:公司对出入工厂的人、车、物实行严格的登记制度,所有出入人、车、物的时间由保安员据实填写。任何拒绝登记的,保安员有权拒绝其出入。5、人员登记:任何出入工厂大门的人员,包括本公司员工都必须自觉履行出入登记手续。本公司员工出入大门只须签名,同时将厂牌压在保安值班室。外来人员须出示有效证件(身份证、驾驶证或厂牌),亲自填写姓名及证件号码。同时将有效证件押在保安值班室,离厂时返还其有效证件。6、车辆及货物登记:出入工厂大门的车辆,必须履行登记手续。所有车辆的车牌号由保安员据实填写。7、外部小车:须由车辆驾驶员出示有效证件(身份证、驾驶证或厂牌),亲自填写姓名及身份证号码,以及随车人员数量、姓名(根据情况)等。同时将有效证件押在保安值班室,离厂时返还其有效证件。8、外部货车:须由车辆驾驶员出示有效证件(身份证、驾驶证或厂牌),亲自填写姓名及身份证号码,以及随车人员数量和姓名(根
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    据情况)、随车货物名称和数量等。同时将有效证件押在保安值班室,离厂时返还其有效证件。9、内部小车、货车:进出须出示公司内部发放的车辆进行卡,并停放在指定位置(小车只能停放在停车场。)10、内部货车:货物车辆有审批的放行条才能放行,否则保安员有权不给予放行,将情况查明后才能放行,无审批放行条而当班保安擅自放行的每次扣罚薪金20元。如果因此造成公司损失的,根据损失大小追究保安人员责任并进行行政和经济处罚。11、每日的处罚申报单必须在次日10:00前交人事行政部,放行条在每周一上午10:00前上交到人事行政部。12、针对公司员工的违规行为,保安人员对其罚处的快乐基金,按总额的5%作为奖金,按月发给相应的保安。第七条巡逻
    1、定时巡逻:保安员须在每个整点时刻在工厂周围、工厂内部、办公室进行巡逻和巡查,对可疑情况和处罚情况进行记录。每次巡逻时间不能超过5分钟,巡逻时锁好值班室门窗。2、夜间巡逻:在大门关闭后,不定时的进行巡回检查,发现有可疑之处要立即报告上级和协助处理。第八条本制度未尽事宜按公司有关规定执行。
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    第九条
    本制度自批准之日起执行。本制度解释权归人事行政部。
    保安岗位职责
    1、着装、佩戴整齐,按规定上岗和交接班。2、坚守岗位、恪尽职守,不脱岗,上班时间不闲聊、吃东西、不看书报杂志、睡觉或进行其他与本岗位职责无关的事。3、值班要讲文明礼貌,处理问题要讲原则和方法,态度和蔼不急躁。4、保障公司财产安全,值班中玩忽职守,对工作不负责,造成一定损失的,要追究当班保安员的责任。5、认真履行值班登记制度,正确记录值班日志。值班中发生和处理的各种情况在登记簿上进行详细登记,交接班时移交清楚,责任明确。6、加强对重点部位的防火、防盗、防破坏等治安防范和安全工作。7、在公司生产区域监视巡察,防止刑事、治安案件和灾害事故的发生。在公司内发生的打架斗殴事件要予以阻止,将损失降至最低。8、对于形迹可疑的人员要进行证件检查,必要时要求其配合检查其所带物品。9、对于出厂物资和带出生产区的其它物品,要检查有无物资出厂放行条、本人证件、并和相关责任人联系核实,予以登记放行。10、严格控制外来车辆及闲杂人员进入公司厂区,外来车辆和人员进入厂区,一律要事先盘查并请示公司领导同意后方可进入。
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    11、看管好进入厂区内的车辆,防止撬盗车事件和其它意外情况发生。12、认真检查进出厂车辆,指挥车辆按规定线路行驶,停放要指定位置,不准乱停乱放,确保通道畅通无阻,避免造成交通堵塞和其它意外事故的发生。13、妥善保管配发的安保器械,不得丢失和擅自使用。14、在公司允许的范围内回答访客的咨询,必要时在经过领导同意后可为其向导。15、积极配合其他保安人员做好安全防范工作。16、完成领导临时交办的其它任务。
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