中青在线

来源:网络 关键字:存货管理制度 更新时间:2018-12-12 02:22:42
延伸:
本文除了聚合《存货管理制度》,免费提供的有关存货管理制度的内容之一,已有不少的网友认为此答案对自己有帮助!
    存货管理制度
    制定的目的和依据为加强集团各公司存货管理,保证公司存货的安全完整,规范存货的采购、验收、入库、保管、出库、销售、调拨、以旧换新、退库、废旧物资回收、盘点与核算等管理,特制定本制度。适用范围本制度是资产管理的重要组成部分,适用于集团各分公司及集团各部门涉及物资采购时执行。施行日期本制度自下发之日起执行,2015年5月18日下发的原制度同时废止。规范事项:一、相关部门的职责权限1、需求部门(即提料部门或合同执行人,以下均简称需求部门):负责对物资计划的编制,根据物资实际需求,查看OA公示的库存情况并落实仓储库存后提出物资采购计划,计划批示后,严格执行计划,对到货物资要及时参加验收,及时办理领用,专项物资要实现零库存。物资使用部门需提供生产或维修用物品的安全库存量或最低库存量,每半年更新一次。石化公司提料部门在提报每月备件提料单时对应上次的提料单执行情况进行说明,标注所提料材料是否到货、何时到货,仓储进行审核。2、财务仓储部:负责提供库存可供物资使用数量。依据采购计划做好仓储计划和物资接卸准备。财务维护到系统中,不定期进行抽查。仓储部对
    1
    所有审核的日常采购提料单进行留存(不包括月、季度、年度批量),手工维护到货情况,每月初4号前上报提料未到货明细,转提料部门及采购进行确认后上报。3、技术部门:负责采购物资技术参数、技术标准的审核及意见签署。4、采购部门:负责对需求部门提出的需求物资进行市场询价、比价报批,负责对已批准的物资需求计划进行组织实施,物资采购、向需求部门下发到货通知。5、集团财务资产部:每月5日,将上月末库存情况及闲侕的办公资产情况通过OA公示。二、规范的具体事项和工作程序:(一)存货的定义及分类存货:是指公司在日常生产、经营过程中持有已备出售的产成品、开发产品或商品,处在生产过程中的在产品,项目建设过程、生产过程或提供劳务过程中使用或耗用的材料、物料、备品、备件等。我司存货主要包括:原材料(生产用主要材料、辅助材料)、库存材料(甲供材料、食品原料、调料、维修材料、备品备件等)、低值易耗品(工器具、劳保护具、周转材料等)、在产品、半成品、产成品、开发产品、商品等。1、工业存货主要包括:原材料(生产用主要材料、辅助材料)、库存材料(维修材料、备品备件)、低值易耗品(工器具、劳保护具、周转材料)、在产品、半成品、产成品。2、地产存货主要包括:库存材料(主要为甲供材料)、开发产品,资产管理部主要负责库存材料管理。
    2
    3、商业存货主要包括:库存材料(维修材料、备品备件、促销礼品)、商品(目前无、开展自营业务后购入)。4、物业存货主要包括:库存材料(维修材料、备品备件)。5、酒店存货主要包括:库存材料(食品原料、调料、维修材料、备品备件)、商品(烟、酒、饮料、茶等)。6、需求计划:各分公司及各部门根据生产、经营、维修、项目建设、日常管理物资需求及合理储备情况编制存货需求计划,同时要由需求部门各级领导审核、财务审核及分公司领导及集团领导的审核批准,方可执行。每月的甲供提料单,由项目提料部门发起并转各审核部门,财务、仓储、招标、项目必须核对上报。每月4日前由财务牵头,财务业务和仓储、招标、项目参加,对上月项目发生的甲供提料单进行汇总核对,联合确认无误后2日内财务牵头上报。若有提料量差异,则落实责任人;若因报件流转原因导致缺少部门审核,则报件流转人按己类考核。若财务未牵头,则按己类考核;若财务未及时上报汇总结果,责任人按己类考核;若各部门未及时参与汇总核对,责任人按己类考核。若当月未核对上报,出现问题造成的损失由各自主管副总100%承担。(二)存货的验收1、购进的各类物资等存货,到货时必须办理验收,验收标准适用于相对应的物资属性和类别。2、物资验收定义:是指对公司供货物资,按照国家规定的质量标准,合同约定及技术协议约定的技术标准,核对到货各类物资的规格、型号、生产单位是否与合同或约定一致,观察包装完好程度,并清点实物数量,
    3
    完成实物品质检查。3、相关部门职责:(1)财务仓储部:负责参与联合验收,对到货物资外观、规格、型号、数量确认无误后填写验收单并签署意见。(2)技术部门:按物资类别指派专业工程师,依据物资验收通知单时间到达指定验货区对到货物资进行联合验收,对到货物资外观、规格、型号、技术要求、质量参数确认无误后在验收单上签署意见。(3)需求部门:对到货物资外观、规格、型号、技术要求、质量、标准、数量确认无误后在验收单上签署意见,并明确物资用途。并对到货物资相对应或随机附带的材质单、随机资料、文件,由参加验收部门专业工程师负责收集、审核、审验、整理,并按流程签收、转交存档。(4)行政部门:集团、商业、物业、酒店、地产等零星采购验收时需由集团后勤部总务配合采购员等人员进行验收。当天购回的当天验收,下午5点后购回的次日9点前验收完毕。其中酒店因营业时间的关系,晚上可由当日值班经理配合验收。(5)物资初步验收单、技术资料交接单,由仓储库管员负责制作打印,参加验收人员签字确认验收结果、填写验收意见,办理技术资料文件交接,上报存档。(6)物资验收流程相关单据名称:①物资到货通知单:由采购部签发到货通知单与财务仓储部、需求部门签收,一式三联,采购、财务仓储、需求部门各一联。到货通知必须明确到货验收的合同、规格、型号、品牌、数量等内容,并确认是否与合同
    4
    到货要求相符。②物资验收单:物资验收结束后由参加验收人签字确认验收结果,仓储、采购、技术、需求部门各一联。③技术资料交接单:由仓储库管员与参加验收专业工程师办理签收交接,由专业工程师负责办理存档,一式二联,仓储、参加验收专业工程师各一联。④相关单据留存(非甲供材料无需施工单据签字留存):初步验收单一式四联(财务部、仓储部、合同执行部门、存根各一联);入库单一式四联(财务部、仓储部、合同执行部门、存根各一联);出库单一式四联(财务部、仓储部、施工单位、合同执行部门或领料部门各一联);退库单一式四联(财务部、仓储部、施工单位、合同执行部门或领料部门各一联)。⑤对于甲供材料单据留存:初步验收、入库、出库、退库单,各相关部门均需留存备查。每月3号前,仓储部负责对上月所有甲供材料的物资到货、出库、库存量情况进行汇总上报,需项目部对报件表中每项合同中的合同数量、到货数量、出库数量、库存数量、实际到货时间及逾期情况进行逐项核对,并签字确认(2日内)。财务部1日内审核汇总表内容是否正确,审计部负责审计。(7)验收流程①已签订供货合同的物资,由合同执行人提供供货合同及附件。物资到货验收通知,由需求部门根据到货时间电话通知各参验部门按时到指定
    5
    验收地点共同验收。②物资到货后仓储库管员审核供货清单并进行理货、核对数量、检查外观状态是否完好,并按物资类别存放在待验区。③参加验收人员依据材质单、随机资料文件进行物资联合验收,根据验收结果在物资验收单上签字确认并签署验收意见。④已验收合格的物资由仓储库管员负责办理入库,日采和直达物资验收合格现场直接与提料部门办理交接出库。对验收质量有异议的物资由采购部负责与供货商联系,并可组织复验。⑤验收不合格的物资,由合同执行人负责按程序和时限办理更换和退货。⑥未经验收或材质单不全的物资禁止办理入库,验收不合格或无材质单的物资禁止办理领用。合同厂家后期的维修供料,除厂家直接安装外,其余一律办理验收领用手续。(7)零采管理要求:①零采验收:对于零星采购物资,采购部门需至少提前2小时通知各参验部门按时到指定验收地点共同验收。所有请购材料验收时必须附有该材料的说明书、合格证、商标品牌、保修卡。由采购人员负责填写入库单,必须详细具体标注入库时间、材料名称、规格型号、品牌、数量、单位、供货商联系方式、公司名头、发票类型(普通发票/增值税税发票)、质量附件、出厂日期、保修期限、使用地点,同时附核销须知;由请购(技术)部门负责外观质量,并负责验存该材料质量的相关材料,同时在入库单上填写计划出库时间;由行政部、财务部负责验收数量。对于电脑设备软、
    6
    硬件系统由集团信息部、使用部门、采购部门、财务部、行政部联合验收、相关附件由使用部门进行保存。②零采的赊购或垫付:如采购员因业务紧急等情况,以垫付或赊购形式急采的,到货后需联系资产等部门进行联合验收,后走请购手续(特别注明赊购或垫付),走账公司或暂无发票等信息不全的可以在验收单上单独注明,但资产只能待相关信息齐备后才能办理系统录入手续;如采购员未办理验收手续而直接使用物品的,财务将不予核销,费用由采购人员承担;如因核销手续属实需补办验收手续的,需核销部门发函至财务说明情况,并按《行政管理办法》丁类考核;如业务会计审核时无出入库单就给予核销的,由业务会计和采购员各承担一半核销费用。③赊购或垫付的备案:采购人员赊购或垫付进行验收后,需将验收单复印并经部门经理签字,当日转给业务会计进行物资采购备案,业务会计详细登记采购信息并予以跟踪,日常加以维护并跟催落实。如采购员无登记备案的,财务将不予核销。每周五业务会计列出暂支款未核销明细和赊购垫付明细,发函给各分公司相关部门落实回复,如无特殊合理原因或批示的,则依照《暂支款核销管理规定》,不能按时核销的款项从采购员当月绩效中扣除,待采购员核销时请款返还。每月由业务会计汇总上报一次暂支款核销情况及采购备案情况。④采购人员离职:采购人员在离职时需填写是否有赊购款,由员工本人及部门经理共同签字确认,后期如出现问题,部门经理须承担损失。(8)材质单随机资料转交①物资材质单、产品合格证、随机资料相关文件,是供货物资的质量
    7
    依据应妥善保管,并按档案管理规定进行管理。②物资供货商负责对物资材质单、产品合格证、随机资料等有关文件的提供,专业工程师负责对相关资料文件的审核、审验。财务仓储部保留复印件。③财务仓储部库管员负责打印技术资料交接单并与验收专业工程师办理技术资料文件的签收交接。专业工程师负责技术资料的转交存档。④物资验收单,由各参加验收部门分别存档,技术资料交接单,由仓储库管员、专业工程师转交部门档案员分别存档。(9)采购员或招标签订合同购回的物资财务要事后审核。如在验收过程中或使用时发现质量、性能、规格标准等与以往购进的物资一致,但价格明显较高的,排除市场波动或批量采购之外因素的,财务要将问题反映上报,必要时由审计或督检追溯责任,避免公司损失。(三)存货的入库1、经联合验收合格的物资,库管员按物资类别及编码分别存入相同物资的区域,并按位号、架号定位进行摆放。没有二维码及编码的物资严禁入库。2、物资入库后当日填写物资标识卡并记入保管台帐。3、化学品类物资入库执行公司危险化学品管理制度,应严格按照物资性质、类别分类仓储;剧毒、易燃、易爆化学品入库实行双人、双岗管理、贵重物品入库后应加封加锁。4、酒店日采、其他公司直达物资管理(1)需求部门收到物资到货通知后,做好物资接卸准备,并指定物资
    8
    接卸地点。(2)日采、直达物资范围①具备仓储条件的物资,如化学药剂、试剂、玻璃器皿、保温材料、酒店后厨用海鲜、肉、蔬菜、水果等。②不适宜二次搬运的大型机、电、仪设备。③检维修及抢修急需的物资。④避免二次搬运的项目专用的物资。(3)日采、直达物资到达公司后,由仓储库管员直接将物资带送到物资使用现场,相关部门参验人员到指定地点进行验收,验收合格后由保管员与需求部门办理交接,同步按物资入库管理程序办理入库,出库手续。5、入库票据管理(1)库管员依据验收单、吊装作业原始记录,并附签章的物资发货清单、过磅单等票据依据以上资料,录入电脑保管台帐,打印入库单,将所有原始资料附资料交接单与集团财务部资产会计进行签字交接。当日发生的验收单据当日须录入系统,如物料种类较多导致新增信息项超30项的,次日必须录完。录完系统后打印单据,由相关责任人签字后交采购员一联用于核销。(2)入库单据生成后,任何人不允许反审核,修改单据。发现的单据错误,需要报件转信息部协助进行调整,不允许私自调整单据。(3)日采、直达物资相关票据,按正常入库物资票据管理流程办理。录入电脑保管台帐,同时制作打印出库单,物资领用部门签字后将所有原始资料附资料交接单,与集团财务部资产会计进行签字交接。
    9
    (4)单据流转过程中丢失的,依据流转记录按报件丢失处理。6、仓储员必须参与实物资产的验收。未参与验收的物资,一律不得办理出入库手续。7、合同采购物资,仓储员按照我司用印完毕后的合同中相关要求进行验收入库;零星采购的物资,仓储员按照集团公司批示的物资请购单中要求进行验收入库;使用备用金紧急采购,物资到货后,需报集团公司批准同意,仓储员按照集团公司批示的物资请购单中要求进行验收入库;(四)、存货的出库1、各公司各物资需求部门一律不得私自设立二级库,必须按需领料,维修用备件必须以旧换新,当日未使用的必须办理退库。遇节、假日,物业工程部必须提前上报备件明细及备用数量,节假日后的第一个工作日及时办理物资退库,如果使用,旧件必须办理退库。2、物资出库一律凭公司内部领料单、调拨单为凭据,领料单、调拨单应由需求部门领料人、负责人和主管副总、总经理签字后办理物资领用。根据领料单、调拨单等发出存货之前,必须打印出库单,并在出库单上签字,凡未办理出库单手续,库管一律不得发货。维修及备品备件、工器具领用必须以旧换新,部分废旧件需更换后返库的,领料单必须标注,当日必须返库,当天维修未结束,结束日旧件必须返库,并对以旧换新登记表进行检查。库管同时办理废旧物资入库手续,登记废旧物资明细账。3、库管员收到领料单后办理物资发放,应坚持“一、确认领料单;二、填写标识卡;三、取料;四、点交”的工作程序,原则上采取先进先出原则,即对先入库的物资先发放,后入库的物资后发放。出库后要及时填写
    10
    标识卡、保管台帐。现场仓库建立电子,书面两套台账,并保持数据一致,做到每一项物资都有据可查。4、物资领料单,无用料部门负责人,分管副总的签字不予发料,待验收物资,无材质单、合格证物资、验收不合格物资均不准出库。对临时借用、调拨,领料人要出具由其主管领导,领料人签字的借用单,借用单采用A4纸规范书写,不合格的借用单视无效处理,库管可进行退单并进行情况上报,不得私自进行出库。5、物资领料单不准涂改,领料时不准调换规格或增、减领用数量,如发现领料单填写内容不准或错误,应将领料单退还需求部门重新办理。6、物资出库应认真核对数量、过磅、捡尺、量方,不准估算发放,避免出现领用或发放错误。发现的单据错误,需要报件转信息部协助进行调整,不允许私自调整单据。7、日采、直达物资由库管员负责引领供应商直接送达用料单位场地,仓储部或物资管理部门按验收制度组织验收,验收合格后交付使用,同时办理入库、出库手续。8、仓库内所有存货,没有手续均不准出库,禁止以白条抵库,如遇现场抢修等特殊情况,库管员接到领导电话指令后,需求部门可先打借条直接领料,物资使用后或按物资实际使用数量,由需求部门在当日内,按正常领料程序补办领料手续。9、物资出库后,物资领料单、调拨单随出库单当日一并转交财务,芳烃等外围公司如当日不能转交集团财务部,必须于第二日上午9点前转交集团财务部。
    11
    10、业户用的电表归属仓库存放,按电表号单品管理。库管根据有能源会计签字确认电表号的领料单办理出库。能源会计与工程能源管理员确认电表信息及装卸铅封。每月、每年库管将系统电表收发存数据与能源会计核对,确认出入库及总量数据双方一致,同时能源会计在月盘点时对电表全部盘点,无误后随盘点表一起上报。若库管及能源会计不按规定执行,则按《行政管理办法》考核,出现损失的要承担损失责任。10、领用物资退库(1)物资需求部门对与领用的物资,在使用时遇有材料质量异常,用料变更和用料剩余时,需求部门应以“退料单”形式办理退库。(2)物资退库按照物资出库(领料)流程办理。并在物资“退库单”备注栏注明退库原因。退库物资不应有损伤,损伤严重或已损坏的物资不予办理退库。(3)物资质量异常退库,应先将退库物资及“退料单”送质量管理部门检验或经专业工程师检验,并将检验结果标记于“退库单”注明栏内,连同物资撤回仓库。(4)对于使用部门退回的物资,仓储库管员应依据检验退库的原因,探讨处理对策,如原因是供货质量问题,应立即与合同执行人或物资采购人员协商供货商处理。(5)石化公司各部门退库申请单按照“可用物资”、“报废物资”分别申请退库。可用物资退库需经库管员、相关专业工程师共同确认合格后退入仓库,同时在验收单签字,库管员办理退库手续。报废物资退库库管员登记台账后以备利旧使用或上报集团报废小组统一处理。
    12
    (6)对于工程等各部门当天领料用不完的,当日17点前必须退回仓库。需领料部门责任人与库管员共同填写临时退库单,次日可凭临时退库单直接领用。11、施工单位在装卸、领用材料时,经办部门必须严格按公司规定要求施工单位操作方法,如出现事故自行负责。如因我司经办部门未及时告知的,需承担连带责任。(五)二级库管理1、对于无库管夜间值班的商业公司和酒店公司,工程部用于夜间抢、维修,可领用固定维修备件(详见维修备件明细表)。二级库现场与财务共同管理,所有物品由财务提供物料卡片(包含物料名称、编码、条码等信息),财务在系统中单独设工程二级库进行管理,由维修班长负责物资管理。每月25日由库管员与工程部维修班长对固定维修备件进行清点,盘点表双方签字确认,清点结果由库管员于每月库存盘点表一同上报。
    购物广场物业工程部维修固定备件明细表
    序号12345678910111213141516货品名称镀锌弯头(DN25)镀锌丝对(DN20)镀锌异径三通(DN25*DN20)镀锌异径三通(DN20*15)镀锌异径三通(DN40*32)镀锌变径丝对DN25*20镀锌变径丝对DN20*15镀锌变径丝对DN32*25镀锌活接(DN15)镀锌活接(DN25)同径镀锌管箍DN15同径镀锌管箍DN20同径镀锌管箍DN25镀锌丝堵(DN20)镀锌丝堵(DN25)PVC胶13单位个个个个个个个个个个个个个个个kg备用数量2222222222222223.5
    171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849
    内丝PPR直接DN15内丝PPR直接DN20内丝PPR直接DN25外丝PPR直接DN15外丝PPR直接DN20外丝PPR直接DN25热熔PPR弯头DN15(D=20)下喷喷头DN15-68度上喷喷头DN15/93度上喷喷头DN20-93度铜闸阀DN15(4分)4分丝接镀锌丝对(DN15)镀锌丝堵(DN15)铜球阀(DN15)铜球阀(DN20)铜球阀(DN25)铜闸阀DN20铜闸阀(DN25)空气开关TSM-63,C32(3P)空气开关TSM21-100LC80A(3P)空气开关DZ47-60-C40(3P)白钢焊条3.2(5kg/包)PPR外丝活接DN15PPR外丝活接DN20膨胀螺栓M12*100膨胀螺栓M14*100PPR内丝活接DN15PPR内丝活接DN20PPR内丝活接DN25膨胀螺栓M10*100膨胀螺栓M12*100膨胀螺栓M14*100钢方管100*50
    个个个个个个个个个个个个个个个个个个个个个包个个套套个个个套套套米
    22222222221221111111111122112108820
    酒店工程库存应急备件
    名称规格¢20¢25PPR管箍¢40¢50¢63数量10个5个2个5个5个14PPR管名称规格¢20¢25¢32¢40¢50备用数量6根4根1根1根1根
    ¢75¢20¢25PPR弯头¢50¢63¢75¢110¢20¢25PPR活接¢32¢40¢50¢63¢20¢25PPR内丝直接¢32¢40¢50¢20¢25PPR外丝直接¢32¢40¢50PPR法兰门铃开关插座T5日光灯T5T5T5球形灯泡节能灯节能灯台灯变压器鸡心灯泡变压器灯杯110V3003600390031200360W10W7W30v100mA25W35W35W¢75¢110
    5个10个10个2个5个5个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个2个1付2付6个5个UPVC弯头UPVC管箍五孔插座交流接触器交流接触器交流接触器2P开关2P开关3P开关3P开关3P开关3P开关3P开关灯珠各5套感应灯头地灯灯头地灯开关10个10个10个5个10个5个10个台灯开关节能灯普通灯泡生料带铁钉砂纸砂纸PPR球阀喷头软管下水软管高压软管高压软管下水翻板角阀
    ¢63¢75¢110
    1根1根1根5根9根10根10根5个10个
    2025324050
    1个1个1个1个1个4个5个10个
    CJX2-8011CJX2-6511CJX2-9511C20C32D60D80D100+1VD15C1635W
    5个5个5个5个5个5个5个5个5个5个10个5个
    60W
    5个5个10个
    13W40W
    10个10个5卷
    3寸240#360#
    1盒10张10张
    2、酒店为保障正常运营,后厨、前厅、客房对领用日常物品需设二级库管理。(1)餐饮后厨
    15
    ①酒店餐饮部后厨二级库,分别由厨师长及负责资产管理的厨师保管(负责固定资产管理的厨师休息时由厨师长负责),用于存放调料、器具。冷库、冰柜用于存放日采肉类、冻海鲜等物品。②后厨二级库资产管理员每天上午9:30至10:00,下午16:30至17:00进行出库,二级库出库主要由打荷领班负责,每次出库由各档口出库人和二级库出库负责人一同出库并填写库房物品明细表,双方签字确认。库房建立库房物品明细表,每次出入库做到库房物品均有记录,在领取调料等物品时必须按单包装袋领取。每月末由财务成本会计对食品类进行统一盘点共同签字确认,次月3日前由成本会计上报盘点表。餐具由资产会计每月18-19日与后厨资产管理员共同盘点并签字确认,25日前由资产会计上报盘点表。(2)餐饮前厅、房务部①餐饮前厅二级库主要存放布草、餐具及日耗品,客房部各层服务间主要存放布草、及一次性用品,库房主要存放客吧销售品。各库房均由各楼层主管负责。②库房建立库房物品明细表,每次出入库做到库房物品均有记录。每月18-19日由资产会计组织与餐饮、客房各楼层主管共同盘点并签字确认,25日前由资产会计上报盘点表。3、因集团后勤的保洁及劳保用品由部门自行管理。为了加强管理,特对集团后勤的保洁及劳保用品二级库进行明确要求。(1)在申报请购时,需按使用标准提报,同时列出上个周期的请购量、本期请购量、差异及差异原因。
    16
    (2)在验收合格之后,填写验收单,由集团资产部办理系统出入库,,之后转业务会计入账。(3)集团后勤部总务科员(或部长)向保洁员或相关员工发放保洁及劳保用品时,要在物品领用登记表上逐一登记并由领取人签字,留档备查。(4)行政要登记好物品台账,每次出入库做到库房物品均有记录。每月月初由资产部组织与行政进行联合盘点,12日前由资产部上报盘点表。(5)保洁用品的领用本着以旧换新的原则,同时填写以旧换新登记表,每月月初行政联合财务资产依据以旧换新登记表联合鉴定并确认扔弃。(六)物资仓储安全管理1、库房设侕按生产、经营要求,运用科学方法,对物资仓库整个作业过程进行安全管理。达到安全要求并保管好仓储物资。(1)物资仓储存放应采取分类原则,定库、定位、编码、规划管理,库存物资实行“四号定位”即库号(区号)、架号、层号、位号有序存放,做到“三清四对口”,即规格型号清,材质清、数量清,台帐、标签、实物、金额四对口。(2)物资存放,要严格按照物资性质、类别、质量标准,技术要求储存,标识清晰、明确。剧毒品仓储严格执行上级有关管理规定分别存放,贵重物品应加封加锁,进行设双人双岗管理。(3)存放在露天地库的物资,要做到上盖下垫、横看成行、竖看成线、中间留道、间隔合理、不超高、不超重、稳定牢固、标识卡醒目。(4)库存物资要分类上架,做到上摆轻、下摆重、顶上摆着不常用,中间摆着经常用。仓储物资的准确保养要求做到,不冻、不腐、不霉、不
    17
    烂、不缺、不串、不混。易潮易霉的轻纺、劳保、杂品等物资应根据不同季节和气候,倒垛、晾晒等措施,安全保管。(5)各类物资名称、规格、箱号、数量准确、标识卡、台帐、物资相符。(6)定期检查物资质量,及时进行维护保养,保证物资质量安全。(7)有效利用仓储设施,合理储备物资,发挥仓储管理职能。(8)例行仓储物资安全检查和物资仓储设施的安全检查,防止物资被盗,发现隐患立即整改,发现物资丢失立即报告。(9)采购到货的仓存物资必须保证正常使用,库管员需定期对库存物资状态进行查看。对于有质保期的库存物资,库管员需要每月3号上报质保期报表,同时转使用部门对有质保期的库存物资进行确认,确认后转集团资产会计审核,审核无误后上报行政副总裁审批。对于需定期保养的物资,库管员需组织专业部门对物资进行专业维护保养。(10)退库物资或撤店物资需经过相关部门联合验收,明确物资状态,确认合格后办理入库,纳入正常仓储物资管理。具体流程及规定详见《商业公司业户撤场后遗留物品处侕的管理规定》。(11)废旧物资或以旧换新产生的物资需仓储单独建立登记台账,每月进行上报。(12)财务定期汇总库存的拟处理物资,列出价格、归类、归库、注明用途,同时拍摄下来导入电脑或IPAD中,每2周上报。2、物资仓储日常管理(1)上岗后第一时间对仓储库的门、窗及各库区存放的物资进行巡检,
    18
    发现异常情况立即报告。(2)每天下班前对各仓库门窗,物资进行检查,确认防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗下班。(3)每天一次打开各仓库的门、窗一小时,让空气对流,更换库内空气。(4)每天打扫库内地面卫生。物资要摆放整齐。周末应打扫库内天花板、墙壁的蜘蛛网、积尘及擦抹窗玻璃。(5)每天打扫库区外围地面卫生,疏通库房四周的排水渠道。库房四周的排水渠道决不准被落叶、垃圾或杂物堵塞。(6)每天一次检查区内、外的防火设施,发现问题要立即整改并向领导报告。(7)每周检查一次库房建筑物,发现漏雨、渗水等异常情况要及时报告。(8)合理安排库内堆位,预留足够的出入通道及安全距离、安全高度。不准在货堆上行走、坐、卧,也不准在货堆旁的通道上坐、卧。(9)仓库内的每一堆货应在显眼处挂上货卡。每一堆货物都应有帐。货卡和账面上的货品名称、编码、批号、数量与货品实物应完全一致。(10)加强入库验收,发现锈蚀物资拒收入库,入库的物资配件每月进行一次保养涂油,保证库内干湿度合理,以防锈蚀。(11)所有易碎器材,必须轻拿轻放,入库上架时间排列在明显位侕,以防压、撞打。(12)要按规定尺寸苫垫,保持库内干湿度合理,发现干湿度超过规
    19
    定,要及时开门通风,保证物资完整,不易变质。(13)所有怕潮物资应入库上架的要及时上架。料库、料区潮湿的应按规定把下垫尺寸增高50%。(14)橡胶制品、木材、胶合板等物资须入棚、入库合理堆码,以防干裂。(15)劳保品、皮毛制品等物资,每年入秋之前进一步晾晒并放侕卫生球,以防虫蛀。(16)劳保、皮毛制品、电线、布制品等必须加强苫垫,架空,并检查,投鼠药,以防鼠咬。(17)坚决拒绝手续不齐的物资入库,杜绝白条抵库。(18)仓储库管员保管的单据、保管台账应妥善保管,平时应该上锁,电脑应加密,节假日应加封条。3、仓储安全管理(1)物资仓储仓库安全设施设备的设侕,应符合《建筑设计防火安全规范》、符合《防火与防爆管理制度》、符合《危险化学品管理条例》的规定。(2)各类物资仓库、物资现场的设施应符合安全防火标准,物资储存场所应根据物资的性质、特点、配侕适量的与仓储物资相适应的消防器材、工具、设备和防护装侕。(3)在仓库、储罐区等区域应设立明显的安全防火标志,通道,出入口和通向消防设施、器材、设备的道路应保持畅通无阻。(4)储存危险化学品应根据危险化学品的种类、性质,在库房作业场
    20
    所设立相应的通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、中和、防潮、防静电、防腐、防渗漏等安全防护设施。(5)危险化学品储存应在储存场所设侕通讯报警装侕并由专人负责维修、保养,保证在任何情况下处于适用状态。(6)保管人员应根据危险化学品的性质,配备必要的防护用具、器具,做好必须的安全保护。每天工作结束应进行安全防火检查,关闭门窗、切断电源。(7)仓库内动用明火作业必须遵守公司的动火作业安全制度和安全操作规程,办理动火手续后方可进行作业。作业结束后,检查确无火种方可离开。(8)机动车辆不准进入危险品仓库,叉车进入仓库作业,必须采取防爆措施,配戴防火帽、杜绝火种、保证安全。(9)库房内严禁使用电热器具和家用电器,不准设侕移动照明灯具及高温照明灯具,禁止使用不合格的电气保险装侕。(10)严格执行入库物资验收制度,验收不合格、无质量合格证的物资禁止入库。严格履行物资出库制度,无材质证明、未经验收的物资禁止领用。(11)物资仓储应分类、分区域、分货架、分垛定位存放,不准超量、超高贮存,保证安全距离每垛占地面积不大与1003。欢庥攵庵洳恍∮1m;垛与墙壁不小于0.5m;与柱间距不少于0.3m;主要通道的宽度不小于2m。(12)仓储物资的罐装容器应牢固,密封,发现破损、残缺、变形和
    21
    物品变质、分解等情况时,应及时进行处理。(13)物资装卸、配送,叉车、吊车作业要严格遵守安全操作规程,加强安全作业检查监督。(14)仓库钥匙必须有仓储人员保管,同时明确保管责任,绝不允许将钥匙借给外部门人员使用,同时钥匙丢失必须上报经主管领导批示后换锁,确保仓库安全。(15)危险化学品仓储安全管理①严格执行《危险化学品安全管理条例》,危险化学品要按其化学性质,分库、分区、分堆存放,储存方式、方法、储量必须符合标准。②危险化学品的储量、流向、用途应分类、分项进行登记,防止危险化学品被盗、丢失、误用。发现被盗、丢失、误用要立即向公司领导报告。③严格执行危险化学品的配装规定,对不可配装的危险化学品要严格分类进行并按规定仓储。1)氧化剂或具有氧化性的酸性物资不能与易燃物品同存一库。2)剧毒物品不能与其他危险品同存一库。3)遇水燃烧、易燃、自燃及液化气体等危险品不能在潮湿、低洼或露天场地存放。4)咸装性质相抵触气体的气瓶不能同存一库。5)危险品与普通物品同存一库时应保持一定距离。④剧毒品应单独存放,必须实行两人、两把锁、两本帐的管理办法,出库领用,必须双人领取,需求部门除按正常物资领用程序办理外,还需要安全环保部负责人的审核、批准、部门、登记。
    22
    (七)外赠物品管理凡是因商务往来而接受馈赠的物品必须上报批示退库,不允许私自留存。若有私下截留,则视同贪污,按《行政考核办法》甲类处理。食品类物品退酒店使用,非食品类物品退大连新天地礼品库。外赠礼品需单独核算,财务每月将礼品明细挂OA公示,如有使用需求需报批后领用。因外联及促销等原因需采购的礼品,尽量利用库存礼品,若不合适则需明确意见并批示后方可采购。购买或收受的礼品必须入账,同时做好登记记录,若未入账或记录不全的,责任人承担礼品价值金额。商业、地产等促销活动总结中必须包括礼品发放执行情况及相关发放明细。(八)废旧物资管理1、在生产、经营过程中,因生产技术、工艺改造,设备、设施大、中修、检修、日常维修所产生的废旧物资,包括设备、材料、配件、工具、办公、生活器具等废旧物资。2、废旧物资分类(1)按用途分类①可修复的废旧物资②不可修复但拆卸后部分零配件可重新使用③不可修复的但具有残值的物品④无任何价值的废品(2)按回收种类分类①材料类:包括各类管材、板材、型材等。②设备类:包括设备(含仪表、电气)、附属设备、仪器类。
    23
    ③配件类:包括各类备品备件(含仪表、电气)、管件、阀门、法兰、螺栓(标准件)、垫片等。④工具类:包括专用工具、常用工具(含生产、维修、办公、生活器具)等。⑤其它类:包括包装箱、包装桶(容器)、包装袋、托盘、随设备固定的钢管排架、电缆轴、废润滑油等。⑥电子设备类及办公设备类:包括电子设备、办公设备、办公用品等。3、相关部门职责(1)物资管理部门:负责对物资提出报废申请,上报、审批、整理、回收、入库。(2)财务仓储部:负责废旧物资的验收、入库、出库、仓储、处侕计划的上报。(3)招标部:负责对需处理的废旧物资市场询价、比价上报。(4)报废小组:负责对已批可处理废旧物资的处理及处侕结果上报。4、管理流程:(1)废旧物资实物统一归口于财务仓储部集中管理,设专库、专人负责入库清点、仓储保管,废品处理计划的上报和执行。(2)废旧物资仓储保管分别按废旧物资类别、规格、型号、材质、数量登记台帐,每月初盘点一次并统计上报。(3)各类物资需求部门领用时必须以旧换新(对领料时不能以旧换新的,由经办人负责维修结束当日将废旧料、件退库)。石化公司因设备维修产生的无法利旧、修复的废旧件,包括废旧的垫片、活塞环、支撑环、皮
    24
    带等,由检维修中心当日清场、回收、分类存放,每周仓储部库管员与检维修中心专管员核对出库数量后退库。退库废旧件数少于出库数量的,检维修中心说明原因,列出退库时限,否则按备件实价赔偿。电气部、仪表部因维修产生的无法利旧、修复的废旧件,包括废旧的镇流器、压力表等,由相应部门当日清场、回收、分类存放,每周仓储部库管员与相应部门核对出库数量后退库。退库废旧件数少于出库数量的,相应部门说明原因,列出退库时限,否则按备件实价赔偿。(4)对需报废的物资责任部门提出报废申请,由专业工程师、部门负责人、分管副总,对报废物资进行鉴定,签署报废意见,报总经理、集团签批后,由责任部门负责整理回收,并按以下流程办理入库。①废旧物资入库前,根据废旧物资名称、规格、数量填写“废旧物资入库清单”一式三份,分别由经办人、部门经理、分管副总、总经理签字后办理入库。②仓储部库管员根据废旧物资入库清单核对数量,并在清单上签字确认,第一联由库管员转交财务、第二联仓储部、第三联经办部门。(5)对已入库可修复的或不可修复但拆卸后部分零配件可重新使用的物资,由仓储部做出整理加工计划,经专业工程师审核,报分管副总、总经理审批后,由工程、检维修中心执行,整理加工后的材料、配件由仓储部按物资类别进行废旧物资仓储管理。(6)、对于施工过程中产生的有价值的废旧物资,现场管理部门应及时统计并组织退回仓储保管。5、报废物资的处理,由仓储部每月做出报废物资处理计划,经分管副
    25
    总、总经理、集团批准后由报废小组执行。6、石化公司废旧物资出厂,必须严格按照《芳烃出入厂安全保卫管理规定》予以执行。(九)存货盘点1、每月初库管员进行月终盘点,对口的业务会计进行监盘。盘点前从系统中导出盘点表,依据盘点表实地清点实物,盘点结束后列出系统数、实盘数、差异数及盘盈盘亏原因,每月3日前在盘点表上逐页签字上报。2、每年6月末、12月末由资产部经理牵头,组织业务会计、资产会计、部长、业务经理等财务人员对存货进行全面清点。3、每半年的全面清点结果,由各公司资产会计依据盘点表,编制盘点盈亏报告,填列差异原因及解决办法,于盘点结束后一周内上报,资产部长、资产部经理、财务总监签署明确的审核意见上报。4、用于促销的赠品,财务将不定期检查,要求使用部门建立赠品使用台账。(十)单据、账务审核1、资产部仓库管理员或外围物业收费主管等参与系统物资录入的人员每日根据物资入库验收单、核销须知或提料申请单办理出入库手续并打印单据。2、资产会计当日对仓储转入单据审核,验收单依据到货清单、入库单依据验收单、出库单依据领料单、调拨单进行审核,保证单单相符。外围各物业公司、芳烃、集团、大连及金州新天地等公司次日早九点前将单据转交各自公司财务部资产会计。
    26
    3、资产会计审核验收单、入库单、出库单系统录入是否正确,并在系统中做审核处理,同时审核所有原始单据,需要把集团和现场系统做数据交换的要及时操作系统,同时打印前一天的出入库发生额明细,于当日一并转业务会计审核。每日16点30分前,各分公司业务会计应前一日的供应链系统发生额对账,结果须准确无误。4、账务核对。每日的仓储物资必须做到日清日结,每日交割资产单据,资产会计与业务会计每月5日要对上月的物资出入库情况进行核对,经各部门经理审核无误后,于每月12日前由资产部经理汇总后报集团财务总监审核后上报。5、账务核销。原则上采购部门需在物资办理入库当日提供发票和核销须知到业务会计处核销账务,若供应商当日不能提供发票时,需由采购部门负责催要或使用替代发票核销,但最长不能超过3日转到相对应业务会计处(注:发票需转到芳烃现场签字后返回的可延长1天)。考核条款1、库管员和使用人未按规定办理物品材料入库、出库、退库;私自更换材料物品;材料未按先进先出导致过质保期报废;库存材料物品即将过质保期未提前通知相关部门使用造成浪费;管理不善,造成库存材料物品锈蚀、变质、损坏、丢失,给公司造成重大损失,相关责任人依据《行政管理办法》甲类考核。2、仓储人员私自将盘盈物资占为己有,或隐瞒不报私自处理,依据《行政管理办法》甲类考核。3、集团后勤、芳烃行政的二级库物品,行政发放人如果没有按要求填
    27
    写发放登记表、领用人签字不全的,责任人依据《行政管理办法》丁类考核。未按使用计划执行导致领用不准确,多领的由领用人双倍赔偿,少领的领用人自行承担。因使用不当,导致浪费、用品损坏等问题需使用人双倍赔偿。对贪污挪为私用的情况责任人需双倍赔偿,并按《行政管理办法》甲类考核。4、行政保洁用品在上报请购时未附使用明细,资产部对相关信息进行审核(包括现场核对),若出现问题,则请购人依据《行政管理办法》戊类考核;若财务部未将问题审核出来,审计、督检在抽查时已经发现,财务审核人依据《行政管理办法》戊类考核。请购计划不准确,导致多请购的部分由请购责任人双倍赔偿,少请部分自行购买。未按框架协议上报采购明细的责任人需双倍赔偿。因验收不及时或信息不全导致无法办理系统出入库影响账务处理的,采购部门责任人按《行政管理办法》丁类考核;因财务或行政办理系统出入库不及时导致无法账务处理的,责任人按《行政管理办法》丁类考核;采购或验收部门与财务联合做假账的,相关责任人双倍承担责任并按《行政管理办法》甲类考核。5、实物库存与一项台账数据不一致的,出现差额相关责任人承担;两项台账数据都不一致的,按差额大的一项承担。6、对于未按规定办理出入库、手续不全的;借条不规范,没有相关部门主管领导签字,私自办理出库的;视为侵占公司财产,按《行政管理办法》甲类予以考核。7、资产部每月3日对集团后勤及芳烃行政二级库情况进行核查,若库存存在差异,由库房管理人员对差异情况进行双倍承担;如督检部发现资
    28
    产部未按时限进行检查或检查时存在问题,资产部相关人员依据《行政管理办法》丁类考核。8、剧毒、易制毒化学品未严格执行保管使用管理制度,导致重大安全事故或重大安全隐患,库管员依据《行政管理办法》甲类考核。9、仓储人员、资产会计职责范围内的工作,未按岗位职责标准和要求完成,依据《行政管理办法》丁类考核。10、酒店库管清点废品时没有分清厂家、回收部分、废品处理部分,清点数量有误。依据《行政管理办法》丁类考核。11、物资盘点、统计、汇总不准确,相关责任人依据《行政管理办法》丙类考核。12、资产报废小组未按流程、时限、规定处理报废资产,或处理不当造成资产流失、浪费,报废小组成员依据《行政管理办法》丁类考核。13、库管员没有按时通知废品收购,收购时库管、采购两人没有同时在场。库管员填写废品表没有签字,或杂项单未按时交给出纳,依据《行政管理办法》戊类考核。14、物资采购经办人或财务库管员转接发票、出入单据、验收单等单据不及时,按《行政管理办法》戊类考核,对于对账结果错误被上级审核出来,资产会计和业务会计按《行政管理办法》戊类考核。15、仓储人员将钥匙借给仓储责任人以外的人员使用,按《行政管理办法》甲类考核;如给公司造成损失,还需承担双倍损失。16、仓储人员、资产会计、合同执行人员未进行相关单据存档,依据《行政管理办法》丁类考核。17、在本制度实施过程中必须严格执行,明知故犯的按公司制度进行处理,情节严重的按《行政管理办法》甲类处理。
    29
    19、提料部门(石化公司)在提报每月备件提料单时未对应上次的提料单执行情况进行说明,标注所提料材料是否到货、何时到货,提料人依据《行政管理办法》丁类考核。20、仓储部未在每月初4号前上报提料未到货明细进行统计上报,责任人依据《行政管理办法》丁类考核。21、库管员未及时上报质保期报表,责任人依据《行政管理办法》戊类考核。造成经济损失的,责任人双倍承担损失。22、需求部门未查看OA公示的库存情况并落实仓储库存后提出物资采购计划,造成物资多采,由责任人双倍承担多采物资的费用。23、库管员在核实提料单,未尽到落实库存的责任,造成物资多采,由库管员双倍承担多采物资的费用。24、集团财务资产部未按时限进行OA库存明细表公示,责任人依据《行政管理办法》戊类考核。25、每月进行仓库盘点,若盘点责任人未进行盘点工作,责任人依据《行政管理办法》甲类考核。26、每日未按时限完成单据交割审核的,责任人依据《行政管理办法》戊类考核。27、每月未按时限上报物资出入库核对表,责任人依据《行政管理办法》戊类考核。28、若发现仓储员私自调整出入库单数据,视同贪污处理,责任人依据《行政管理办法》甲类考核。29、仓储员未参与实物资产验收,即办理出入库手续,责任人依据《行政管理办法》戊类考核。
    30
    集团财务部2015年6月3日
    31

相关知识

相关关键词